Lancer une notification (un recommandé)
Une fois le compromis signé, vous pouvez le purger sur MyNotary, en électronique :
Cliquer sur votre compromis signé
Cliquer sur Notifier par courrier recommandé
1- Configurer le recommandé
La première étape nécessite de définir les informations sur le recommandé. Ces informations seront pré-remplies lorsque vous lancerez la purge depuis la procédure de signature finalisée.
Nom de la procédure : c'est le nom qui apparaîtra dans le suivi
Type de contrat : il s'agit du type de contrat qui est notifié
Date de signature du contrat : Cette information peut être utilisée à l'étape 4 pour générer le courrier d'en-tête.
2- Vérifier l'expéditeur et le(s) destinataire(s)
Expéditeur : il s'agit de l'agence via une personne physique (représentant de l'agence, mandataire...). Il est automatiquement renseigné grâce aux informations de votre compte
Destinataires : il s'agit des acquéreurs qui vont recevoir le recommandé.
Les destinataires sont automatiquement renseignés si vous purgez un contrat rédigé et signé sur MyNotaryModifier ou supprimer un destinataire ou un expéditeur
Ajouter un destinataire
⚠️ Attention : vous ne devez pas purger avec la même adresse mail pour plusieurs destinataires. Cela posera souci pour les preuves SRU.
3- Le courrier d'accompagnement d'un recommandé
Lors de l'envoi d'un recommandé, il est fréquent que la loi impose de joindre un courrier d'en tête. Il est possible de :
Générer le courrier via MyNotary : cette fonctionnalité n'est accessible que lorsque le contrat est rédigé et signé sur la plateforme.
Le courrier est généré et complété automatiquement via MyNotary. Il est possible de le modifier avant de le valider en cliquant sur "Etape suivante".
Une fois généré, le courrier est automatiquement ajouté à la liste des documents qu'il convient de notifier.
Importer le courrier à l'étape 4 du lancement de la procédure
Si le contrat n'a pas été rédigé via MyNotary ou que la génération automatique n'est pas proposée, il est possible d'ajouter le courrier d'accompagnement voulu comme un fichier libre à l'étape 4 "Documents à notifier"
Voici un modèle de courrier d'accompagnement SRU, que vous pouvez télécharger, compléter et enregistrer au format PDF.👇
4- Visualiser/ajouter des documents à notifier
Si des fichiers sont déjà importés, il est possible pour chaque fichier de :
Modifier leur positionnement : il suffit de cliquer sur les flèches pour modifier l'ordre des documents
Renommer, afficher en plein écran ou supprimer
Ajouter un fichier supplémentaire. Il suffit de sélectionner le document à ajouter.
Visualiser les fichiers qui seront envoyés
Passer à l'étape suivante
Si vous purgez un dossier rédigé et signé sur MyNotary, l'ensemble des documents est repris automatiquement dans la procédure.
☝ Si un courrier d'en-tête est ajouté, il est important de veiller à ce que le courrier soit en premier dans la liste des éléments à notifier. Pour cela, utiliser les flèches du haut situées à droite du nom du document.
5- Partage du dossier de preuve (optionnel)
Il est possible de choisir d'envoyer automatiquement le dossier de preuve à une personne externe (qui n'est ni le destinataire, ni l'expéditeur). Pour cela :
Email du destinataire : Renseigner l'email de la personne qui recevra le dossier de preuve
Supprimer : Supprimer un e-mail indiqué
Valider l'email : Cliquer sur "Ajouter ....." pour valider l'ajout du mail. Les mails déjà saisis dans votre dossier seront proposés.
Qu'est ce qui est envoyé à la personne ?
Le dossier de preuve de chaque destinataire. Ce dossier contient les éléments permettant d'attester de la bonne présentation du recommandé, de son acceptation, de son refus ou de sa négligence.
Quand est-ce que le dossier est envoyé ?
Les éléments sont transmis dès l'instant où tous les recommandés ont au moins l'un de ces statuts :
Accepté : le destinataire a reçu et a accepté le recommandé
Refusé : le destinataire a reçu et refusé le recommandé
Négligé : le destinataire a reçu mais n'a jamais ouvert le recommandé. Le statut passe alors automatiquement en négligé au bout de 15 jours à compter de la réception.