Nous avons fait évoluer la gestion du Tracfin sur MyNotary.
Tous les administrateurs des agences/réseaux auront accès à un nouveau dossier nommé "Organisation interne" avec 2 trames à l'intérieur : l'engagement du négociateur et le cadre général.
👉 Si vous êtes administrateur et que vous n'avez pas accès à ce dossier, n'hésitez pas à contacter le support (tchat ou [email protected])
1- Informer les collaborateurs sur la règlementation Tracfin
La trame concernée est "l'engagement du négociateur - protocole tracfin"
L'objectif de cette trame est d'informer l'ensemble des collaborateurs sur le protocole Tracfin. Ce document doit être rempli par l'administrateur et signé par le collaborateur à son entrée dans l'agence ou le réseau par exemple.
💡 Il est recommandé que le document soit signé par le collaborateur. Il aura ainsi les informations principales sur la nécessité de réaliser un Tracfin à chaque transaction.
2- Faciliter la rédaction de votre Tracfin
La trame concernée est "le Cadre général- protocole Tracfin"
Cette trame va permettre à l'administrateur de définir les profils/situations les plus fréquents rencontrés lors des transactions de l'agence.
Il pourra ainsi indiquer des éléments généraux tel que le profil habituel des clients.
Ces informations seront utilisées lors de la complétion du Tracfin. Si jamais les réponses aux Tracfin diffèrent du profil type, une alerte apparaitra dans la trame afin d'informer l'agent d'un potentiel risque.
⚠️ Il s'agit bien d'une alerte pour que l'agent soit vigilant, ce n'est pas une évaluation ou une définition du risque.
3 - Créez vous un compte sur ERMES
Rendez-vous sur le site https://tracfin.finances.gouv.fr/ et cliquez sur "demande d'inscription" et choisissez votre profession "professionnel de l'immobilier"
Remplissez le questionnaire, puis complétez le "Formulaire de désignation du correspondant et du déclarant" (disponible en fin d’article).
Ce formulaire vous permettra de désigner :
• Un correspondant, chargé de communiquer avec le service Tracfin ;
• Un déclarant, qui effectuera uniquement les déclarations de soupçon lorsque cela est nécessaire.
Il peut s’agir de la même personne pour les deux rôles.
Vous aurez également besoin d’un extrait Kbis à joindre à votre dossier.
4 - Rédiger le Tracfin pour chaque dossier