Il est nécessaire d'avoir le numéro de mandat dès le lancement de la signature.
Il est en effet techniquement impossible de modifier le contrat ou d'ajouter du texte une fois le contrat signé par une partie.
La tenue du registre des mandats ne semble pas vraiment compatible avec les nouveaux procédés de signature dématérialisée. En principe, le mandat doit comporter son numéro d’inscription au registre chronologique.
Comment procéder alors lorsque le mandat est signé à distance sur l’espace de plusieurs jours?
L’autorité de la concurrence préconise les démarches suivantes :
Compléter sa trame de mandat de manière exhaustive
Pré-inscrire le mandat au registre en lui attribuant un numéro
Renseigner ce numéro dans la trame de mandat préalablement complété
Signer le mandat en tant qu'agence, dès que le numéro est indiqué dans le mandat quand bien même le mandant ne l'a pas encore signé
Le mandat est ainsi remis numéroté et signé au mandant qui a alors le loisir d'apposer sa signature sur le mandat quand il le souhaite.
Il est également possible d'ajouter l'observation suivante au registre : "Mandat définitivement contresigné en date du XXXX "
Toutes les obligations relatives à l'enregistrement régulier et chronologique du mandat dans le registre sont respectées.
Que se passe t-il si le mandant ne signe pas à son tour le mandat ?
En cas de non signature du mandat par le mandant, il suffit alors d'inscrire (dans le registre papier ou électronique) l'observation "mandat non signé".
Aucune rature, aucun numéro au crayon de papier... toutes les obligations relatives à la numérotation chronologique des mandats dans le registre sont définitivement respectées.
Cette solution, également préconisée par la FNAIM, n’a pas encore fait l’objet d’une décision de justice ou d’un contentieux à l’heure actuelle.