Introduction
Les évaluations TRACFIN permettent de guider les utilisateurs dans les contrôles LCB-FT qui s'imposent aux professionnels de l'immobilier sur les personnes et les biens.
Elles sont disponibles directement depuis les dossiers de type : Vente dans l'ancien, Vente dans l'ancien - Viager, Location - habitation, Location - Bien Commercial / Professionnel, Vente bien professionnel. et peuvent intégrer automatiquement les résultats de plusieurs bases de données.
Comment créer une évaluation Tracfin ?
Ouvrez le dossier concerné.
Cliquez sur Rédiger un contrat.
Cliquez sur le raccourci TRACFIN.
Sélectionnez le type d’évaluation souhaité.
L’évaluation est ensuite générée dans le dossier.
Quels types d’évaluations sont disponibles ?
Le type d’évaluation dépend du dossier.
Dossiers de transaction
Dans les dossiers de transaction, trois types d’évaluation sont disponibles :
Evaluation vendeur : contrôle de l'ensemble des vendeurs du dossier.
Evaluation acquéreur : contrôle de l'ensemble des acquéreurs du dossier.
Evaluation offrant : contrôle des offrants du dossier.
Si plusieurs groupes d’offrants sont présents dans le dossier, plusieurs évaluations peuvent être réalisées pour chaque groupe.
Dossiers de location
Pour les dossiers de location dont le loyer mensuel est supérieur à 10 000 €, deux types d’évaluation sont disponibles :
Evaluation bailleur : contrôle de l'ensemble des bailleurs/propriétaires du dossier.
Evaluation preneur : contrôle de l'ensemble des preneurs/locataires du dossier.
Il est possible de réaliser plusieurs évaluations preneur dans un même dossier. Cela permet notamment de gérer un changement de locataire sur un même bien.
⚠️ Si le bien est loué pour une période inférieure à un mois, le loyer doit être ramené sur une base mensuelle pour déterminer si le seuil de 10 000 € est atteint.
Evaluation des risques :
Certaines réponses aux questions de l'évaluation TRACFIN doivent être renseignées par l'utilisateur.
Le système utilise ensuite les réponses apportées pour établir une synthèse de l'évaluation et identifier les éventuels risques.
Lorsqu'une réponse positive permet d'identifier un risque, l'évaluation peut approfondir ce point en proposant des questions complémentaires.
La synthèse permet ensuite de visualiser les risques identifiés et les niveaux de vigilance associés.
Quels contrôles sont réalisés ?
Selon les informations renseignées dans le formulaire, plusieurs contrôles peuvent être réalisés.
Certains contrôles sont automatiques dès la saisie d'une information. D'autres doivent être lancés manuellement.
Contrôles automatiques
Les contrôles suivants sont réalisés automatiquement lors de la saisie des informations concernées :
Pays du GAFI
Liste des pays tiers à haut risque de l'Union européenne
Liste des personnes morales détentrices d'un bien faisant l'objet d'un gel
Le résultat du contrôle est directement indiqué dans le contrat d'évaluation.
Contrôles à lancer manuellement
D'autres contrôles doivent être lancés depuis le formulaire :
Liste des biens faisant l'objet d'un gel
Liste du gel des avoirs
OpenSanctions
Registre des bénéficiaires effectifs (RBE)
BODACC
Pour ces contrôles, cliquez sur Lancer l'analyse.
Si une analyse a déjà été réalisée, le bouton Re-analyser permet de lancer un nouveau contrôle.
Contrôler un bien faisant l'objet d'un gel
Pour contrôler un bien, vous devez disposer :
de l'adresse du bien ;
des références cadastrales.
Cliquez ensuite sur Lancer l'analyse.
Le résultat du contrôle est directement reporté dans le contrat d'évaluation.
💡 Si le bien est en copropriété, les références cadastrales sont disponibles dans la fiche de la copropriété.
Contrôler une personne sur la liste du gel des avoirs
Le contrôle du gel des avoirs est réalisé à partir du nom de la personne physique ou de la dénomination sociale de la personne morale.
Cliquez sur Lancer l'analyse.
Consultez les occurrences proposées dans la barre latérale.
Sélectionnez l'occurrence correspondant à la personne contrôlée.
Si aucune occurrence ne correspond à la personne, cliquez sur Aucune proposition ne correspond.
Le résultat du contrôle est ensuite reporté dans le contrat d'évaluation.
Réaliser un contrôle OpenSanctions
Le contrôle Opensanctions permet notamment de vérifier si une personne fait l'objet d'une sanction, figure sur une liste de gel des avoirs ou présente un lien avec une personne politiquement exposée (PPE).
Cliquez sur Lancer l'analyse.
Consultez la pop-in indiquant le coût du contrôle.
Cliquez sur Lancer l'analyse pour confirmer le contrôle.
Un rapport PDF est automatiquement généré et annexé au contrat d'évaluation.
⚠️ Chaque contrôle Opensanctions coûte 0,20 € HT et utilise un crédit.
💡 Si vous relancez un contrôle avec les mêmes critères de recherche moins de 48 heures après le précédent, aucun crédit supplémentaire n'est consommé.
Vérifier les bénéficiaires effectifs d'une personne morale
Le contrôle du Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) permet de récupérer les bénéficiaires effectifs d'une personne morale immatriculée en France.
Cliquez sur Lancer l'analyse.
Cliquez sur Récupérer les bénéficiaires.
Consultez la liste des bénéficiaires effectifs.
Cliquez sur Suivant.
Vous pouvez ensuite choisir de contrôler ou non chaque bénéficiaire effectif sur Opensanctions.
Le contrôle du RBE et la récupération des bénéficiaires effectifs sans OpenSanctions sont inclus dans les abonnements MyNotary.
⚠️ Si vous choisissez de contrôler les bénéficiaires effectifs sur OpenSanctions, un crédit est utilisé pour chaque bénéficiaire contrôlé.
Contrôler une société sur le BODACC (Procédure collective)
Le contrôle BODACC permet de vérifier si une personne morale immatriculée en France fait l'objet d'une procédure collective.
Cliquez sur Lancer l'analyse.
Consultez les informations présentées dans la pop-in.
Cliquez à nouveau sur Lancer l'analyse.
Le résultat est automatiquement reporté dans le formulaire. Un rapport PDF est également généré et annexé au contrat d'évaluation.
Modifier une réponse générée automatiquement
Lorsqu'un contrôle complète automatiquement une question du formulaire, celle-ci est verrouillée.
Si vous disposez des droits nécessaires, vous pouvez la déverrouiller pour modifier manuellement la réponse.
Sélectionnez la case à cocher située à côté de la question.
Cliquez sur Statut à appliquer.
Cliquez sur Modifiable(s)
⚠️ Le rôle Collaborateur ne dispose pas, par défaut, des droits permettant de déverrouiller ces réponses. Il doit demander à un Responsable ou à un Admin de réaliser cette action.
La possibilité de relancer une analyse reste accessible à tous les utilisateurs.
Partage d’une fiche incluant des contrôles Tracfin
Si un utilisateur partage une fiche pour la faire compléter par son client (par exemple la fiche Etat civil) alors les questions qui contiennent la génération d’un rapport en ligne (exemple : sanction, bénéficiaires effectifs, Bodacc…) ne seront pas partagées dans le formulaire
Pour savoir comment demander au client de remplir sa fiche 👉 Cliquez-ici
💡 Une fois le contrat d’évaluation Tracfin validé, il n’existe plus d’action à réaliser. Il ne doit ni être envoyé en signature électronique ni partagé.
Par ailleurs, l'utilisateur qui bénéficie d'un rôle Collaborateur ne peut pas modifier un contrat Tracfin validé. S'il souhaite le modifier il doit demander à un Responsable ou un Admin d'annuler la validation ou créér un nouveau contrat Tracfin dans le dossier. l'ensemble des informations déjà saisies seront automatiquement reprises.
Points de vigilance
Vérifiez que les informations nécessaires au contrôle sont correctement renseignées avant de lancer une analyse.
Pour un contrôle de bien faisant l'objet d'un gel, l'adresse et les références cadastrales sont obligatoires.
Les contrôles Opensanctions sont payants et utilisent des crédits.
💡 Les résultats des contrôles sont directement intégrés au contrat d'évaluation. Certains contrôles génèrent également un rapport PDF automatiquement annexé au contrat.