Introduction
Pour certains contrats, notamment les avant-contrats de vente, le contrat signé doit être envoyé en recommandé électronique aux acquéreurs.
L’automatisation permet d’envoyer ce recommandé automatiquement une fois que toutes les parties ont signé le contrat.
Vous pouvez configurer cette automatisation pour chaque type de contrat concerné.
1. Sélectionner le contrat à automatiser
Cliquez sur Mon compte en haut à droite de l'écran.
Cliquez sur Paramètres.
Dans le menu à gauche, cliquez sur Recommandé électronique, dans la rubrique Automatisations.
Sélectionnez le Type de dossier et le Type de contrat concernés.
Exemple : Dossier - Vente dans l'ancien → Contrat - Compromis pour automatiser l'envoi des compromis.
Cliquez sur Valider.
⚠️ Le paramétrage est propre à chaque contrat.
Si vous souhaitez automatiser l'envoi pour un autre type de contrat, vous devez effectuer une nouvelle configuration.
2. Activer et personnaliser l’envoi automatique
Activez l'option Activer l’envoi en recommandé.
Vous pouvez ensuite configurer les différentes options de l'envoi :
Envoyer le recommandé automatiquement dès la signature du contrat : permet d'envoyer automatiquement le contrat en recommandé électronique après la signature de toutes les parties.
Destinataire(s) : permet de sélectionner le ou les liens correspondant aux personnes qui doivent recevoir le recommandé. Tous les e-mails associés à ce type de lien seront repris dans le contrat.
Expéditeur : permet de sélectionner le lien correspondant à la personne considérée comme expéditeur. Un seul e-mail peut être utilisé comme expéditeur.
Notifier des tiers : permet de sélectionner les personnes qui recevront les preuves de dépôt et d'acceptation par e-mail.
Une fois le paramétrage terminé, cliquez sur Confirmer le paramétrage en bas à droite.
⚠️ Pour l'expéditeur, si plusieurs fiches sont associées au lien sélectionné, l'e-mail de la première fiche sera repris.
3. Vérifier l’envoi automatique lors d’une signature
Une fois l'automatisation configurée, les options d'envoi apparaissent lors de la configuration de la signature électronique.
Elles sont disponibles dans la rubrique Récapitulatif, sous Options d'envoi.
Les réponses définies dans le paramétrage sont automatiquement reprises.
Vous pouvez toutefois les modifier pour chaque contrat.
Les options disponibles sont les suivantes :
Envoyer en recommandé après la signature
Oui : le recommandé sera envoyé automatiquement après la signature de toutes les parties.
Non : aucun recommandé ne sera envoyé automatiquement.
Destinataire(s) : les e-mails associés aux liens sélectionnés sont repris. Vous pouvez ajouter ou supprimer des destinataires pour ce contrat.
Expéditeur : l'e-mail défini lors du paramétrage est repris. Vous pouvez le modifier pour ce contrat.
Notifier des tiers : les e-mails des tiers à notifier sont repris. Vous pouvez les ajouter ou les supprimer pour ce contrat.
4. Finaliser la signature électronique
Une fois la signature électronique initiée, les paramètres de l'envoi automatique ne peuvent plus être modifiés.
⚠️ Pour modifier ces informations, vous devez annuler la signature électronique puis la relancer. Pour savoir comment annuler une signature en cours 👉 Cliquez-ici
Une fois que toutes les parties ont signé et si la réponse à “Envoyer automatiquement les documents signés” est sur oui, alors le recommandé sera automatique envoyé aux destinataires.
Points de vigilance
⚠️ L'expéditeur est limité à un seul e-mail.
Si plusieurs fiches sont associées au lien sélectionné, l'e-mail de la première fiche est repris.
💡 Il est possible de laisser certaines options non renseignées lors du paramétrage. Elles devront alors être complétées manuellement avant chaque envoi en signature.