Si vous avez plusieurs agences sur MyNotary, vous pouvez transférer un dossier ou une fiche d'une agence à une autre.

💡 Pour rappel, lorsqu'un dossier est créé sur une agence, il appartient à cette agence avec les fiches biens et personnes créées dans le contrat.

Par défaut, seuls les administrateurs peuvent transférer des dossiers/fiches entre agences. L'administrateur peut ouvrir les accès à d'autres utilisateurs (rôle responsable par exemple) depuis ses paramètres, onglet Rôles.

👉 Lire notre article sur la gestion des droits pour un rôle

Etape 1 : Sur la page d'accueil de MyNotary, au niveau du dossier à transférer, cliquer sur le bouton "Actions".

💡Une organisation = une agence

Etape 2 : Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de choisir vers quelle agence transférer le dossier.

Sélectionnez l'agence destinataire du dossier.

A savoir : les agences proposées sont celles où vous avez accès. S'il manque une agence, c'est que vous n'êtes pas dans la liste de ses utilisateurs.

Etape 3 : Valider l'agence qui doit recevoir le dossier et confirmer.

Etape 1 : Se rendre dans l'onglet Biens ou Personnes en fonction de la fiche à transférer

Biens : toutes les fiches des biens vendus, loués et des copropriétés déjà saisies dans un contrat sur MyNotary

Personnes : toutes les fiches des clients, des notaires, des sociétés, des agences déjà saisies dans un contrat sur MyNotary

Etape 2 : Au niveau de la fiche souhaitée, cliquez sur le bouton "Actions" puis "Transférer vers une autre organisation".

La fiche sera envoyée dans l'onglet Biens ou Personnes de l'agence destinataire et pourra être utilisée dans un contrat.

❌ Il n'est pas possible de transférer un contrat seul, indépendamment du dossier.

❌ Vous ne pouvez pas choisir à qui vous transférez une fiche ou un dossier, le transfert se fait pour l'agence de façon générale.

Si vous voulez envoyer un dossier à un agent précis, il vaut mieux l'ajouter comme intervenant dessus afin que le dossier soit disponible sur son compte.

👉 Comment ajouter un intervenant sur un dossier

🚨Une fois le dossier transféré, il n'est plus disponible dans l'agence créatrice.

A la différence de l'ajout d'un intervenant, l'agent a accès au dossier mais ce dernier reste sur l'agence créatrice.

💡Si vous souhaitez transférer un dossier, il faut s'assurer que l'agence destinataire a bien les accès sur ce type de dossier et ses contrats.

Exemple : Vous souhaitez transférer un dossier de type Vente dans l'ancien de l'agence A à l'agence B. Si l'agence B n'a pas les mêmes droits sur les contrats de ce type de dossier, il sera vide