Qu'est-ce qu'une tâche libre ?
La tâche libre permet de :
Demander à un collaborateur de réaliser une action sur le dossier (relecture, répondre à une question sur le dossier...)
Mettre un rappel pour une action sur le dossier (appeler le notaire par exemple).
La tâche libre, c'est un petit post-it sur le dossier afin de transmettre des informations en interne, ou de se mettre un rappel pour réaliser une action .
Comment créer une tâche libre ?
Pour créer une tâche libre, il faut se rendre dans le Suivi des tâches (onglet à droite de votre écran lorsque vous êtes sur la page d'accueil du dossier) et cliquer sur "Créer une tâche libre" 👇
Ensuite, paramétrez la tâche avec :
1 - Le titre
2- La description
3- La date d'échéance (facultatif) et sa date de relance.
4- Choisir comment partager la tâche :
Par email : le destinataire reçoit un email de MyNotary pour le prévenir de la tâche qu'il a à réaliser. L'email sera paramétré à l'étape suivante.
Ne pas notifier : la tâche reste simplement enregistrée dans le dossier
5- Si la tâche est partagée par email, choisissez le ou les destinataires.
Il est possible ensuite d'agir sur la tâche : indiquer qu'elle est effectuée, l'éditer, relancer le destinataire...
A savoir : pour demander la validation du contrat ou l'ajout d'un document sur le dossier, la tâche libre n'est pas adaptée. Vous avez des fonctionnalités dédiées sur la rédaction du contrat.