Introduction
Le registre TRACFIN permet de centraliser les évaluations TRACFIN validées au sein de votre organisation. Vous pouvez y suivre les risques identifiés, modifier le statut des évaluations et ajouter des observations. Cette fonctionnalité est disponible pour toutes les organisations clientes de MyNotary, quel que soit leur abonnement.
Accéder au registre TRACFIN :
Ouvrez la page Paramètres.
Accédez à la rubrique Registre TRACFIN.
Pour accéder au suivi Tracfin, vous devez disposer du droit suivant :
Voir les Tracfin de l'organisation
Ce droit est nécessaire pour consulter le suivi TRACFIN.
Paramétrer le registre lors de la première utilisation
Lors de votre première arrivée sur le registre TRACFIN, vous devez définir les utilisateurs à informer lorsqu'un risque est identifié.
Pour le paramétrer vous devez disposer du droit Paramétrer le suivi Tracfin
Il s'agit généralement du ou des Responsables TRACFIN de votre organisation.
Les utilisateurs sélectionnés recevront une notification lorsqu'une évaluation TRACFIN est validée avec au moins un risque identifié.
⚠️ Les organisations qui utilisent leur propre modèle d'évaluation TRACFIN ne peuvent pas utiliser le registre TRACFIN. Le registre fonctionne uniquement avec les modèles d'évaluation TRACFIN proposés par MyNotary.
Faire apparaître une évaluation dans le registre TRACFIN
Le registre centralise automatiquement les évaluations TRACFIN validées.
Une évaluation apparaît donc dans le registre dès qu'elle est validée.
⚠️ Si une évaluation déjà validée est ensuite modifiée, elle disparaît du registre TRACFIN.
Les informations associées à cette évaluation dans le registre sont également perdues, notamment :
le statut ;
les observations.
Utiliser le registre TRACFIN
Rechercher une évaluation
Utilisez la barre de recherche pour retrouver une évaluation dans le registre.
La recherche peut être effectuée à partir :
du nom du dossier ;
du nom du contrat d'évaluation ;
du nom du créateur.
Filtrer les évaluations
Utilisez le filtre Statut pour afficher uniquement les évaluations correspondant au statut sélectionné.
Exporter le registre
Cliquez sur Exporter pour télécharger le registre au format :
PDF ;
CSV.
Modifier les personnes à informer
Cliquez sur Paramètres pour modifier les utilisateurs à informer lorsqu'un risque est identifié.
Après avoir effectué vos modifications, cliquez sur Terminer pour les enregistrer.
Consulter les informations d'une évaluation
Le registre affiche plusieurs informations pour chaque évaluation TRACFIN :
Organisation : organisation dans laquelle l'évaluation a été réalisée.
Nom du dossier : dossier dans lequel l'évaluation a été réalisée. Cliquez sur le nom du dossier pour y accéder.
Nom du contrat : nom de l'évaluation TRACFIN. Cliquez dessus pour ouvrir l'évaluation et consulter ses annexes.
Vigilances : nombre de risques identifiés pour chaque niveau de vigilance :
vigilance complémentaire ;
vigilance renforcée ;
arrêt de la relation d'affaires.
Statut : statut actuel de l'évaluation.
Observation : zone permettant d'ajouter une observation en texte libre.
Date de validation : date à laquelle l'évaluation a été validée.
Créateur : utilisateur ayant créé l'évaluation.
Modifier le statut d'une évaluation
Le statut d'une évaluation peut être modifié directement depuis le registre.
Les statuts disponibles sont :
À vérifier : statut appliqué par défaut lorsqu'une évaluation est validée ;
En cours de vérification ;
En attente client ;
Vérifié ;
Arrêté/Dénoncé.
Vous pouvez modifier le statut à tout moment en fonction de l'avancement du suivi.
Ajouter une observation
Vous pouvez ajouter une observation directement sur la ligne correspondant à l'évaluation.
Saisissez votre texte dans la colonne Observation.
Notifications liées au registre TRACFIN
Quand une notification est-elle envoyée ?
Une notification est envoyée lorsque les trois conditions suivantes sont réunies :
Au moins un utilisateur est défini comme personne à informer en cas de risque.
L'évaluation TRACFIN est validée.
Au moins un risque est identifié dans l'évaluation.
Un risque peut correspondre à :
une vigilance complémentaire ;
une vigilance renforcée ;
un risque justifiant l'arrêt de la relation d'affaires.
⚠️ Un contrôle non rempli dans une évaluation TRACFIN est également considéré comme un risque. Une notification est donc envoyée lors de la validation de l'évaluation.
Qui reçoit les notifications ?
Les notifications sont envoyées aux utilisateurs définis dans les paramètres du registre comme personnes à informer si un risque est identifié.
Comment sont envoyées les notifications ?
Les notifications sont envoyées :
dans MyNotary, via le centre de notifications ;
par e-mail.
Depuis l'e-mail, cliquez sur Accéder au contrat pour être redirigé directement vers le registre TRACFIN et ouvrir l'évaluation concernée.