Il est possible de visualiser et de suivre tous les e-mails envoyés depuis la plateforme, comme les e-mails d'envoi de contrats en signature, les demandes de téléchargement de documents, l'envoi des factures d'honoraires etc...
Cela vous permet :
de garder une trace des e-mails envoyés depuis un dossier MyNotary,
de vous assurer que le destinataire a bien reçu et ouvert l’e-mail envoyé, garantissant ainsi une meilleure communication.
Comment visualiser la liste des e-mails envoyés ?
Dans votre dossier de vente, cliquez sur l’icône "e-mail" dans le menu latéral.
Une fenêtre pop-up s'affiche à droite, permettant de visualiser pour chaque e-mail envoyé :
La date de l’envoi, ou l’heure de l’envoi si l’e-mail a été envoyé aujourd’hui
Le dernier statut de l’e-mail
Le titre de l’e-mail
L’expéditeur
Le destinataire
Les détails de l’envoi et de la réception par le destinataire
Comment consulter le statut d’envoi pour chaque e-mail ?
Pour consulter les détails de l’envoi de l’e-mail, cliquez sur + Détails", situé à droite de chaque e-mail envoyé.
En cliquant sur ce bouton, une fenêtre pop-up s'affiche à droite, permettant de visualiser toutes les étapes de l’envoi et de la réception de l’e-mail.
Voici la liste des événements possibles lors d’un envoi d’email :
Envoyé : Événement déclenché lorsque l’e-mail est envoyé et non encore délivré au destinataire
Délivré : Événement déclenché lorsque l’e-mail est arrivé au destinataire
Rejeté temporairement : Événement déclenché lorsque l’e-mail est temporairement rejeté par le serveur de messagerie du destinataire. Cela signifie que l'e-mail pourrait encore être délivré ultérieurement si la raison du rejet a été solutionnée.
Voici quelques raisons possibles pour lesquelles un e-mail peut rencontrer un rejet temporaire :
Boîte de réception pleine : Le destinataire n'a plus d'espace pour recevoir de nouveaux e-mails.
Serveur temporairement hors ligne : Le serveur de messagerie du destinataire est temporairement inaccessible.
Problèmes avec le contenu de l'e-mail : Par exemple, l'e-mail contient des fichiers trop volumineux ou d'autres éléments qui rendent son envoi difficile.
Règles de filtrage temporaires : Le serveur de messagerie peut rejeter un e-mail en raison de filtres ou de politiques anti-spam temporaires.
Rejeté définitivement : Événement déclenché lorsque l’e-mail est définitivement rejeté par le serveur de messagerie du destinataire. Contrairement à un rejet temporaire, un rejet définitif est généralement dû à un problème permanent.
Voici quelques causes courantes d'un rejet définitif :
Adresse e-mail invalide : L'adresse email du destinataire n'existe plus, a été mal saisie, ou est incorrecte.
Domaine inexistant : Le domaine de l'adresse e-mail (par exemple, @exemple.com) n'existe pas ou est mal configuré.
Boîte de réception bloquée : Le serveur de messagerie a bloqué l'e-mail en raison de restrictions permanentes (par exemple, une liste noire ou une politique anti-spam stricte).
Click : Événement déclenché lorsque le destinataire clique avec les éléments présents dans l’e-mail électronique (Par exemple : L’utilisateur a cliqué sur le lien de signature)
Ouvert : Événement déclenché lorsque le destinataire a ouvert le courriel
Spam : Événement déclenché lorsque l’e-mail est marqué comme spam par le fournisseur d'accès du destinataire.
Bloqué : Événement déclenché lorsque l'e-mail ne parvient pas dans la boîte de réception du destinataire en raison de l'expéditeur figurant sur une liste noire ou d'autres causes de blocage.
E-mail non-valide : Événement déclenché lorsque l'adresse électronique de l'expéditeur n'est pas valide ou n'a pas existé quand cet événement a été déclenché.
Désabonné : Événement déclenché lorsque le destinataire s'est désinscrit pour ne plus recevoir de courriers électroniques de cet expéditeur.
Retardée : Événement déclenché lorsque la livraison du courriel a été retardée par le serveur de messagerie du destinataire.
Erreur : Événement déclenché lorsqu’une erreur s'est produite lors du transfert du courrier.
