Sur MyNotary, chaque utilisateur possède un rôle. Chaque rôle détermine ce que l’utilisateur peut faire ou non sur la plateforme. Voici comment créer, modifier ou dupliquer un rôle, et ajuster les droits qui y sont associés.
🧭 Comprendre les rôles par défaut
Par défaut, quatre rôles sont proposés :
Admin : invisible dans l’interface, ce rôle donne tous les droits sur la plateforme, sans limitation.
Responsable
Collaborateur
Notaire
Ces rôles par défaut ne peuvent pas être supprimés, mais vous pouvez les modifier, les dupliquer ou en créer de nouveaux selon vos besoins.
➕ Créer un rôle personnalisé
Pour créer un rôle :
Rendez-vous dans Paramètres > Mon organisation > Rôles
Cliquez sur Ajouter
Donnez un nom à ce nouveau rôle
Sélectionnez les droits que vous souhaitez lui attribuer
Cliquez sur Ajouter en bas de page pour enregistrer
📌 Seuls les rôles que vous avez créés peuvent être supprimés (via les trois points à droite du nom).
✏️ Modifier ou dupliquer un rôle
Pour modifier ou dupliquer un rôle existant :
Allez dans Paramètres > Mon organisation > Rôles
Cliquez sur les trois petits points à droite du rôle concerné
Modifier : vous pouvez ajuster les droits du rôle (voir ci dessous, puis cliquez sur Sauvegarder
Dupliquer : un nouveau rôle est créé avec les mêmes droits que le rôle original ; vous pouvez ensuite le modifier
Dupliquer dans une autre organisation : si vous avez le droit Gérer les rôles de l’organisation dans l’organisation source et de destination, une fenêtre s’ouvrira pour sélectionner l’organisation cible
⚙️ Ajuster les droits d’un rôle
Une fois le rôle sélectionné, vous pouvez activer ou désactiver des droits selon les fonctionnalités que vous souhaitez autoriser. Pour cela, cliquez sur le Rôle -> Modifier.
Rendez-vous dans les différentes rubriques puis cochez/décochez les droits souhaités.
✉️ Gestion des invitations
Vous pouvez définir quel rôle un utilisateur a le droit d’attribuer lorsqu’il invite un intervenant externe sur un dossier.
👉 Par exemple, un collaborateur peut être limité à inviter uniquement d’autres collaborateurs ou des commercialisateurs.
🏢 Droits liés à l’organisation
Voici ce que vous pouvez permettre à un utilisateur de faire dans l’organisation :
Voir, partager, verrouiller ou supprimer les fiches des autres utilisateurs
Définir des fiches ou des réponses par défaut pour les contrats
Ajouter ou gérer des utilisateurs dans l’organisation
Modifier les informations de l’organisation
Gérer les rôles, les statuts de dossier, la facturation ou les vues personnalisées
Archiver, réactiver ou modifier le nommage automatique des dossiers
Supprimer des tâches, importer/exporter des données, consommer du stock, accéder aux documents commandés, etc.
📁 Droits liés au stockage de documents
Générer une demande de documents depuis le stockage
Partager des fichiers avec d’autres utilisateurs
Accéder à l’espace de stockage
Créer des listes de documents à fournir pour toute l’organisation
🔄 Droits liés au transfert de données
Transférer un dossier ou une fiche vers une autre agence
📘 Droits liés au registre de mandats
Créer le registre de mandats pour l’organisation
Voir ses propres mandats ou ceux de tous les utilisateurs
Prendre un numéro de mandat (avec ou sans toutes les infos)
Clore un mandat sans suite, changer son statut, modifier le registre
Exporter le registre ou ajouter manuellement un numéro
📙 Droits liés au registre répertoire
Activer le registre répertoire
Voir les numéros réservés (les siens ou ceux de l’organisation)
Ajouter des observations, modifier ou exporter le registre répertoire
🧾 Droits sur les factures d’honoraires
Paramétrer les factures (infos légales et conditions de paiement)
Voir les factures des autres utilisateurs de l’organisation
Rédiger, modifier ou annuler ses propres factures (et celles des autres si droit accordé)
📂 Droits liés aux dossiers et aux contrats
Pour chaque dossier, puis enfin pour chaque contrat, vous allez pouvoir ajuster les rôles.
Dossiers
Créer, dupliquer, supprimer des dossiers
Voir et modifier les dossiers créés par d’autres membres
Ajouter ou supprimer des fiches
Inviter des intervenants externes
Contrats rédigés hors MyNotary (importé)
Importer et modifier un contrat
Envoyer un contrat importé en signature ou recommandé électronique
Contrats rédigés sur MyNotary
Créer un contrat, remplir les formulaires, voir ou éditer le contenu
Modifier ou enregistrer les clauses pour toute l’organisation
Ajouter une précision à une clause
Demander ou confirmer la validation ou relecture
Valider ou lancer un contrat en signature (standard ou avancée)
Envoyer un contrat en recommandé électronique
🧠 À retenir
Le rôle Admin a tous les droits et ne peut être limité.
Seuls les rôles créés manuellement peuvent être supprimés.
Vous avez une totale liberté pour adapter les rôles et leur niveau de permission, selon votre organisation.