Saviez-vous qu’il est possible de prendre un numéro de mandat directement depuis votre contrat sur MyNotary ? Cette fonctionnalité vous permet de gagner du temps et de garder un registre parfaitement à jour, sans avoir à quitter votre dossier. Voici comment procéder pas à pas. 👇
1. Accédez au formulaire “Informations sur le mandat”
Commencez par ouvrir un contrat de type Mandat.
Rendez-vous dans la rubrique Conditions générales du dossier, puis cliquez sur le formulaire Informations sur le mandat.
2. Cliquez sur “Prendre un numéro”
Sous le champ Numéro de mandat, vous verrez apparaître une action intitulée “Prendre un numéro”.
En cliquant dessus, un panneau latéral s’ouvre à droite de votre écran.
3. Validez les informations pré-remplies
Un formulaire s’affiche avec les données automatiquement complétées à partir de votre contrat.
Vérifiez que tout est correct, puis validez pour prendre un numéro et l’apposer automatiquement à votre mandat.
4. Vous avez un numéro existant à saisir ? C’est possible aussi !
Si vous avez déjà un numéro à utiliser, cliquez sur “Entrer un numéro déjà pris”.
Vous pourrez alors :
entrer un numéro antérieur au démarrage de votre registre MyNotary (utile si vous migrez depuis un registre papier ou un outil externe),
ou sélectionner un numéro disponible dans votre registre MyNotary qui n’a pas encore été utilisé dans un autre dossier (par exemple si vous avez réservé le numéro par SMS ou via le registre)
💡 Une fois le numéro apposé au dossier, il n’est plus modifiable, et vous ne pouvez plus en générer un nouveau pour ce même mandat. Cela garantit la cohérence de votre registre.
➕ Besoin de prendre un nouveau numéro ? Dupliquez le dossier
Si vous avez besoin de reprendre un nouveau numéro (par exemple après une clôture), il faudra dupliquer le dossier.
🛠️ Et si le registre n’est pas activé ?
Si l’option de registre MyNotary n’a pas été activée ou initialisée, un champ de texte libre s’affichera à la place.
Vous pourrez alors saisir manuellement votre numéro sans contrainte.
❓ Faut-il un nouveau numéro en cas d’avenant ?
Non, ce n’est pas nécessaire. Même en cas de modification importante, l’avenant reste rattaché au même numéro de mandat.
Cependant, pour plus de transparence, il est recommandé d’indiquer dans le registre, dans la colonne Observations du numéro initial qu’un avenant a été établi.